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Notre méthodologie : une approche orientée clients et prospects

Depuis 1988, nous apportons notre expertise dans la vente de matériels tels que les multifonctions, copieurs, scanner, imprimantes ….
Le monde et les technologies évoluent à toute vitesse et nous avons su nous adapter pour accompagner et conseiller nos clients dans la gestion du document, qu’elle soit papier ou électronique.

Notre méthodologie projet

Fort de cette expertise, nous avons conçu une approche innovatrice et différenciante pour répondre aux besoins de nos clients : de la TPE-PME aux professions libérales sans oublier les administrations,  notre avantage concurrentiel se résume en une démarche en 4 étapes, gérées en groupe projet :

Découverte

Cette phase d’approche et de connaissance de nos clients est pour nous primordiale. Elle va nous permettre d’évaluer les  besoins réels et d’établir un premier état des lieux.

Relevé de la volumétrie du parc existant

Cette étape est le point de départ de notre démarche. L’objectif principal est de prendre connaissance du parc et ses usages, notamment le volume réalisé.

Pour cela nous disposons de différents outils qui nous permettent d’obtenir une vision synthétique du parc de notre client :

  • pré-diagnostic gratuit par téléphone
  • réalisation d’une cartographie du parc sur le site de notre client grâce à un inventaire ciblé :
    • quel matériel
    • sa position dans l’entreprise
    • les coûts associés

Analyse des besoins métiers

A l’issue de cette phase de découverte purement « matériel », nous engageons un processus de découverte des besoins :

  • Cerner des habitudes de travail
  • Evaluer les attentes et les besoins des utilisateurs
  • Creuser l’aspect financier en analysant les coûts directs et coûts indirects
    • Les organisations négocient sur chaque composant des coûts directs pour en obtenir le meilleur prix.
    • Mais omettent de s’attaquer aux comportements des utilisateurs pour maîtriser l’usage de l’impression, ce qui représente  80 % des coûts indirects
    • En effet, la hausse de consommation de papier a été de l’ordre de +40 % du fait de l’irruption du mail, et les flux de documents dans les entreprises devraient être multipliés par 5 à 10 d’ici 2020.

Orientation vers un potentiel d’économies

Ces 2 phases amont, Relevé de la volumétrie du parc existant et Analyse des besoins métiers ,sont essentielles. Elles nous permettent de réaliser des préconisations mettant en avant les pistes d’économies réalisables ainsi que la rationalisation du parc machines.

Les coûts d’impression représentent jusqu’à 3% du CA des entreprises : les enjeux liés à la rationalisation d’un parc sont multiples :

  • La maîtrise des coûts pour l’entreprise (politique d’impression) avec une rationalisation et un ROI qui peut atteindre 30% à 40% selon les cas
  • La satisfaction des utilisateurs avec une meilleure adéquation entre les services d’impression mis à disposition et les besoins des collaborateurs
  • L’introduction de nouveaux usages pour l’entreprise par la mise en place de nouvelles fonctionnalités
  • Le développement durable par une meilleure utilisation des moyens d’impression (équipements respectueux de l’environnement et bonnes pratiques d’impression)

Audit et conception

Pour faire suite à la phase de découverte, nous intervenons au sein de votre entreprise pour auditer plus précisément l’ensemble de vos besoins et concevoir avec vous un planning pluri-annuel d’actions à mettre en place

Audit de la circulation de l’information

L'information est au cœur du système de gestion de l'entreprise, comme elle est au cœur de toute décision à prendre. Etre bien informé est souvent un préalable à la réussite.

La circulation de l’information est un des principaux éléments structurants de toute organisation. La mise en place d’une gestion des flux de documents circulant au sein des entreprises est un enjeu capital pour accomplir l'ensemble des tâches ou activités regroupées en un même processus métier.

Dématérialiser pour améliorer la circulation des documents et la productivité des collaborateurs

L’analyse de la circulation des documents répond à plusieurs objectifs :

  • Traiter l'information entrante de façon sécuritaire, automatique et productive : automatisez les taches récurrentes et chronophages telles que le traitement du courrier, des factures entrantes, des BL...
  • Faire circuler l'information au sein de l'entreprise de façon dynamique et sécuritaire : Mettre en place un circuit de validation dématérialisé en phase avec votre processus métier, stocker et consulter vos documents de façon dynamique…
  • Traiter l’information sortante de façon « virtuelle » et sécuritaire : Dématérialiser à 100% l'envoi de vos courriers, factures …. avec réception pour vos clients par courrier papier ou par mail

Optimisation du Parc

S’assurer des besoins réels des collaborateurs et analyser l’implantation des machines est une phase incontournable dans l’audit du parc de votre entreprise. C’est une phase à ne pas sous-estimer. Souvent considéré à tort comme « accessoire », l’audit du parc met en évidence le poste de dépense où le gaspillage est le plus important et les dérives les plus fréquentes.

L’audit du parc est donc le poste qui se prête le mieux à la rationalisation.

La phase d’audit nous permet de :

  • Comprendre l’existant et définir la stratégie d’entreprise en matière d’impression
  • Identifier les spécificités métier de l’entreprise afin d’adapter les solutions à son contexte et son environnement
  • Inscrire l’impression dans une démarche éco-responsable

Préconisations techniques et financières

Une fois l’audit réalisé, nous proposons différents scnénarii tenant compte des points mis en exergue.

Notre approche est une démarche de conseil, qui se construit dans un climat relationnel de confiance et s’effectue par étapes.

Nous apportons des préconisations sur :

  • Un parc adapté aux besoins et aux évolutions : maitriser la sélection des partenaires machines et solutions en adéquation avec vos besoins
  • Une mise en place et une maitrise des pratiques utilisateurs : mettre en place une charte de « bonnes pratiques » liée aux usages tels que le recto/verso par défaut, le N&B …
  • Une maîtrise des coûts : anticiper et maitriser par la remontée de rapports

Mise en œuvre

Une fois le plan d’actions validé, nous vous accompagnons sur la mise en place des nouveaux outils en impliquant votre personnel à cette démarche.

Les enjeux de la mise en œuvre sont multiples :

  • Installer & paramétrer les solutions et les produits retenus
  • Informer les collaborateurs sur le projet
  • Faire adhérer à la nouvelle stratégie mise en place
  • Former les utilisateurs aux nouveaux produits et usages

Amélioration

Nous suivons nos clients et prospects tout au long de l’année, en leur proposant différents services :

Hot line et  Support sur site

  • Accès au Support téléphonique & Support distant

Intervention et gestion des consommables

  • Fourniture des pièces et des consommables (encres, tambours),
  • Déplacement et Main d’Œuvre des techniciens
  • Interventions curatives sous 4 heures ouvrées,
  • Mise à disposition d’un matériel de courtoisie en cas de panne (+24h)
  • Taux de disponibilité >99%
  • Maintenance pro-active et gestion des consommables e-EGS
  • Fournitures des mises à jour des solutions logicielles

Comité de Pilotage annuel pour la performance, l’usage et le suivi

Nous organisons 2 fois par an, des rendez-vous de suivi avec nos clients, nos techniciens conseils et chargés d’affaires pour mesurer votre satisfaction et vous apporter des axes d’amélioration, orientés sur :

  • la performance
  • l’utilisation, les usages
  • préconisations

 

 

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