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Dématérialisation

Aujourd’hui, 80% des entreprises considèrent la conservation et l’archivage des documents sous format électronique comme un enjeu majeur. Pourtant, 64% des entreprises ne sont pas encore équipées d’un système de gestion électronique de document (GED).

 

La dématérialisation consiste à gérer de façon totalement électronique des données ou des documents (courriers, contrats, factures, brochures, contenus techniques, supports administratifs...) qui transitent au sein d’une organisation, notamment dans le cadre d’échanges avec ses clients, fournisseurs et partenaires.


La dématérialisation, c’est le remplacement des documents papier par des documents électroniques, première étape dans la mise en œuvre d’une politique « zéro papier ».

 

La mise en place d’une solution de gestion électronique de document facilite l’intégration, l’organisation, la gestion et la récupération de ces derniers au format papier au sein de votre système d’information.

 

La dématérialisation est un atout majeur pour les organisations, elle permet une meilleure :

 

  • Organisation : la gestion de vos documents n’a jamais été aussi facile.
    L’information peut emprunter  tous les canaux de diffusion à disposition dans l’entreprise (fax, mail, Cloud, applicatifs métiers..)  et être partagée en temps réel avec n’importe quel interlocuteur.  L’entreprise devient ainsi plus réactive vis-à-vis des clients, fournisseurs ou concurrents.
     
  • Productivité : gagnez du temps.
    Finis les documents papiers qui s’entassent dans les bureaux et les archives : l’information est classée, indexée et facilement retrouvée à l’aide de mots clés. Les utilisateurs évitent ainsi les actions répétitives et chronophages pour se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée.
     
  • Réduction des coûts : diminution des charges
    La dématérialisation permet de limiter les coûts associés au stockage des documents papiers, aux photocopies et aux expéditions de courrier et factures.
     
  • Sécurité : confidentialité assurée et maitrise des risques
    Les données dématérialisées permettent de conserver l’historique des entreprises à contrario d’un document papier mal archivé qui devient vite une information perdue. D’autre part, les documents numérisés sont protégés des dangers de détérioration liés à un incendie ou à un dégât des eaux.

Les logiciels de gestion électronique de documents vous accompagnent tout au long du cycle de vie du document numérisé, que ce soit au niveau des flux entrants, flux interne (ou workflow) et flux sortants.

Flux entrants

Une entreprise reçoit de nombreux documents - raison - souvent papiers ou dans des formats difficiles à intégrer dans son flux de travail.

Les tâches de conversion de ces documents entrants en un document facilement utilisable sont chronophages et coûteuses.

Nos solutions GED de flux entrants vous permettent d’automatiser le processus de conversion de ces documents dans des formats adéquats à votre organisation de travail.

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Flux internes

Les documents peuvent représenter plus de 75% de l’information possédée par une organisation.

La maîtrise de certains types de documents est critique pour la bonne marche de l’organisation. Ainsi, le cheminement interne d’un document doit être contrôlé, maitrisé et enregistré.

Avec nos solutions GED de flux internes ou workflow, à chaque instant, vos collaborateurs savent ce qu’ils doivent faire : partager, échanger, organiser, traiter, valider ou archiver un document. Vous maitrisez le parcours de vos documents tout en vous assurant de sa traçabilité !

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Flux sortants

Si une entreprise reçoit de nombreux documents, elle doit également communiquer avec ses acteurs extérieurs tels que fournisseurs, clients ou partenaires en leur faisant parvenir des factures, courriers, quittances, bulletins de salaires ...

Avec l'accélération des échanges électroniques, les organisations doivent repenser les échanges de documents avec l’extérieur.

Grace à nos solutions de GED de flux sortants, automatisez vos processus de gestion de l’information, gagner en temps et en productivité tout en conservant la valeur probante de votre document !

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