Dématérialisation
des documents
Début des années 2000, notre direction de l’époque décide de prendre très fort le virage de la dématérialisation des documents, avec l’intime conviction qu’il s’agit de l’avenir. Quelle riche idée elle eut ! Vingt ans plus tard, nous voilà précurseurs dotés d’une expertise fort appréciable.
D’ailleurs, nous sommes capables de répondre à de nombreuses problématiques métier et d’aller générer des gains de temps et de productivité dans une organisation, y compris sur des projets très complexes à mener. Nous intervenons aussi bien auprès des entreprises (de la micro-entreprise à l’ETI), des professions libérales que des associations et collectivités.
Dématérialisation :
les nombreux avantages de la GED
Aujourd’hui, avec la transition numérique en marche, la dématérialisation des documents, parfois appelée archivage électronique ou encore GED (ou gestion électronique des documents), n’est plus une notion abstraite pour les entreprises.
Mieux, il s’agit même d’une opportunité incroyable pour elles en matière de productivité, la première étape dans la mise en œuvre d’une politique « zéro papier ». Ses nombreux avantages, les gains de temps générés, la diminution des coûts et les espaces de stockages allégés en font un cocktail détonnant de performance.
Cette performance se traduit par différents leviers, à commencer par la disparition de tout ce qui peut être chronophage ou budgétivore : suppression des tâches d’impression, de la mise sous pli, de l’affranchissement, de la saisie manuelle, de l’ensemble des archives papier physiques…
Ajoutons-y la recherche des documents instantanée et l’automatisation de processus tels que les circuits de validation de factures (appelés également workflows) ou encore la traçabilité des réceptions des factures clients.
Autre exemple, les solutions de signature électronique qui permettent de fluidifier le processus de souscription et un gain de temps considérable. Encadrée par le règlement européen eIDAS, la signature électronique a la même valeur légale qu’une signature manuscrite et elle détient un très haut niveau de sécurité.
Un contexte légal qui incite
à la dématérialisation des documents
Force est de constater que le contexte légal actuel incite très fortement les entreprises à la dématérialisation des documents, pour ne pas dire qu’elle les y oblige.
En réalité, certaines structures ont déjà été contraintes d’entamer leur révolution numérique depuis fort longtemps. Depuis 2017, L’État impose à toutes les entités publiques d’accueillir les factures dématérialisées en provenance des fournisseurs et a mis en place le portail Chorus Pro, afin d’accompagner au mieux cette transition.
Pour les factures électroniques entre entreprises, l’obligation légale approche à grands pas, avec une mise en application dès le 1er juillet 2024 !
La création de Chorus Pro pour la facturation des structures publiques ou bien l’obligation légale future de dématérialiser les factures entre entreprises, sont les parfaits exemples de cette forte tendance impulsée par notre gouvernement.
La transformation digitale est bel et bien en marche et elle est parfaitement orchestrée par notre cher gouvernement…
La GED,
pour une gestion documentaire optimisée
Et au fait, dans votre structure, avez-vous commencé ?
Si vous avez le projet de dématérialiser et que vous êtes en quête de la solution adaptée, c’est que vous avez identifié la gestion documentaire comme étant chronophage ou une source d’économies substantielles, ou bien vous voulez vous mettre en conformité.
Précurseur dès le début des années 2000, Élan est le partenaire de proximité parfait pour vous accompagner sur votre projet de gestion électronique des documents, aussi spécifique soit-il.
Forts de notre expertise très poussée, nous sommes capables de vous apporter la solution de dématérialisation idoine pour votre organisation !
Pour commencer, vous devez identifier là où le bât blesse : quels sont les flux documentaires dont vous devez vous occuper en priorité.
Il y a en réalité quatre types de flux bien distincts : les flux entrants, sortants, circulants et dormants.
Focus sur la
dématérialisation des factures clients
C’est vrai, quand on y pense, se coltiner l’envoi des factures clients est assurément une tâche rébarbative, chronophage et sans réelle valeur ajoutée pour un collaborateur qui l’effectue : affranchissement et mise sous pli autant de fois qu’il le faut !
En dématérialisant vos factures clients, vous optimisez votre process lié à la facturation clients, vous diminuez drastiquement vos délais de paiement, vous vous mettez en conformité face au cadre légal futur et vous rendez votre collaborateur potentiellement plus heureux d’effectuer des tâches bien plus valorisantes et qui auront du sens.
De plus, la dématérialisation n’altère guère vos habitudes car les solutions automatisent vos tâches chronophages en se calquant sur votre manière de travailler. Que vous en ayez une ou mille à envoyer, vous expédiez en deux ou trois clics l’ensemble de vos factures à vos clients, qu’elles soient en papier, dématérialisées ou à destination de Chorus Pro pour les clients « public ».
Focus sur la
dématérialisation des factures fournisseurs
Là encore, la gestion et le traitement des factures fournisseurs peut également s’avérer être une tâche rébarbative, chronophage et sans réelle valeur ajoutée pour le collaborateur qui l’effectue, notamment les tâches de validation, de saisie et d’intégration comptable.
En dématérialisant vos factures fournisseurs, vous optimisez votre process lié à la facturation fournisseurs, vous améliorez votre traitement en l’automatisant complètement, vous fluidifiez l’information en la rendant plus accessible avec les équipes et vos fournisseurs.
Avec la dématérialisation, lorsque vous recevez une facture fournisseur, au format papier ou électronique, vous l’intégrez à votre logiciel de gestion électronique de documents. En quelques clics, chaque partie intégrante de la chaîne comptable peut accéder au statut de la facture en temps réel, et agir sur le paiement de la facture, en fonction de son rôle et des droits qui lui sont attribués.
La facture fournisseur électronique a de grands bénéfices : gain de temps et d’argent, diminution des coûts opérationnels, traitement simplifié, amélioration de la recherche, du suivi, reporting…
