Dématérialisation
des factures clients

Sur cette image nous observons une comptable entrain de réaliser une facture à destination de son client. Grâce à la dématérialisation, son espace de travail est aéré. Elle n'est plus envahie de papiers.

La dématérialisation
des factures clients

La dématérialisation des factures clients permet à une organisation d’envoyer, de stocker et de gérer ses factures clients électroniquement au lieu de les envoyer sous format papier. Concrètement, elle automatise absolument toutes les tâches chronophages (l’impression, la mise sous pli, l’affranchissement et l’envoi) liées au traitement de la facture client. Adieu perte de temps, bonjour l’efficience.

La digitalisation vous élimine le fastidieux, vous recentre sur votre cœur de métier et sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Elle centralise toute votre information dans une base documentaire unique. Elle est géniale et peut changer votre vie.

Les avantages de la dématérialisation
de vos factures clients

La dématérialisation des bulletins de salaires permet de gagner un temps considérable.

Gain de temps

En automatisant le processus de facturation, les factures électroniques peuvent être générées, envoyées et enregistrées automatiquement, on réduit considérablement les tâches administratives.

La réduction des coûts grâce à la dématérialisation des bulletins de salaires est quasi immédiate

Diminution des coûts

Dématérialiser permet aussi de réduire les coûts liés à l'impression et à l'envoi des factures papier.

Une facture électronique est moins chère à produire et à envoyer.

Nous observons sur cette image des graphiques matérialisant l'automatisation des processus. La loupe fait référence à la qualité du suivi et du reporting.

Automatisation des processus

La dématérialisation permet aussi d'automatiser les processus de facturation.
Notamment la vérification des données, le suivi des paiements ou encore la production de rapports.

Cette image représente un ordinateur sur lequel nous pouvons observer un tiroir qui en est tiré. Ce tiroir est rempli de dossiers. Il représente la centralisation du stockage de vos factures électroniques.

Meilleure traçabilité

Les factures électroniques stockées de manière centralisée sont plus faciles à retrouver que les factures papier, améliorant ainsi la traçabilité.

Encore un bel avantage !

Cette image représente une femme heureuse devant son ordinateur. Grâce à la facture électronique et à la dématérialisation, le risque d'erreur est réduit considérablement.

Amélioration de l'exactitude

La facture électronique est générée automatiquement à partir des données de l'entreprise, ce qui réduit le risque d'erreurs humaines et d'incohérences.

Cette comptable représentée sur cette image est au téléphone avec l'un de ses clients. Ils ont une conversation chaleureuse grâce au suivi de qualité réalisé dans la gestion des factures clients grâce à la dématérialisation.

Meilleur suivi

Les factures électroniques peuvent être plus facilement suivies que les factures papier garantissant un meilleur suivi pour toutes les personnes ayant à les traiter.

Cette image représente un couloir rempli de part et d'autres de dossiers stockés sur des étagères. La dématérialisation permet de réduire considérablement les coûts liés au stockage de vos documents papiers.

Gain d'espace

La suppression des factures papier permet de gagner de la place dans les locaux de l'entreprise, réduisant ainsi ses coûts de stockage.
Non négligeable au vu du prix de l'immobilier.

Cette image d'un homme courant extrêmement vite met en avant le fait que la dématérialisation améliore nettement l'efficacité dans le traitement des factures

Amélioration de l'efficacité

Un traitement des factures plus rapide réduisant les délais de paiement en permettant de se dégager du temps pour se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Nous observons sur cette image un nombre important de points d'interrogations survolant un homme pensif.

Comment conserver
vos factures clients ?

Il faut savoir qu’une facture peut être conservée soit au format papier soit au format électronique.

De nos jours, la majorité des entreprises reçoivent et transmettent des factures sous format papier et sous format électronique. Il est donc important de mettre en place un processus d’archivage papier pour les factures en format papier mais également un processus d’archivage électronique pour les factures numériques.

Pour certaines entreprises, notamment celles ayant une activité artisanale ou commerciale avec un important volume de transactions, la conservation des factures peut rapidement devenir compliquée sans un minimum d’organisation. Dans ce cas, il est donc indispensable de mettre en place un système d’archivage performant.

Cette image représente un chronomètre. Il représente le temps qui passe et la durée d'archivage des factures clients.

Et pendant combien
de temps ?

Depuis 2007, les structures ont la possibilité d’archiver électroniquement les factures clients.

Lors d’un contrôle fiscal, l’Administration, l’émetteur ou le récepteur doit pouvoir accéder en ligne aux factures dans un délai raisonnable, notamment par le biais d’un portail externe.

Au niveau du droit commercial, les factures (qu’elles soient papier ou numériques) doivent être conservées pendant une durée de 10 ans.  

En revanche, la législation fiscale prévoit qu’elles doivent être conservées pendant 6 ans (à compter de leur date d’établissement ou de la date de la dernière opération mentionnée sur les registres de la société).

Une balance qui représente la justice posée sur un bureau représente le caractère législatif et le contexte légal dans la dématérialisation des factures.

La facture papier et la facture électronique ont-elles
la même valeur ?

Absolument. Elles ont exactement la même valeur, dès lors que vous pouvez garantir :

  • leur authenticité ;
  • leur lisibilité ;
  • l’intégrité de leur contenu.

À l’instant T, il est important de préciser que la législation n’impose pas aux entreprises d’envoyer leurs factures sous le format électronique mais elle exige en revanche qu’elles les acceptent sous ce format-là.

Afin de pouvoir garantir ces trois points-là sur une facture numérique, il faut absolument :

  • la conserver au format PDF ;
  • en garantir l’horodatage ;
  • établir la piste d’audit fiable (PAF) avec la mise en place de contrôles réguliers et documentés ;
  • l’associer à une empreinte.

Si une entreprise n’est pas en mesure de respecter tous les points de vigilance évoqués ci-dessus garantissant la conservation d’une facture papier, elle doit nécessairement la conserver au format papier.

Cette image représente une route qui mène vers 2024. Certaines obligations relatives à la dématérialisation des factures auront lieu en 2024.

Road to 2024 :
Facturation obligatoire électronique B2B en France

 

Après l’obligation de dématérialiser les factures à destination des administrations publiques entre 2017 et 2020, c’est au tour des échanges entre entreprises de devoir passer à la dématérialisation.

L’entrée en vigueur de cette obligation se fera de manière progressive, entre 2024 et 2026, selon le calendrier fixé et en fonction de la taille et du secteur d’activité des entreprises concernées.

Dès le 1er juillet 2024, toutes les entreprises seront dans l’obligation d’accepter les factures au format électronique.

Les partenaires jouent un rôle primordial dans un accompagnement de qualité. Chacun est représenté par les pièces d'un puzzle qui ne forment plus qu'un une fois rassemblées.

Nos partenaires

Découvrir

Exemples de nos autres périmètres
d’intervention sur les flux documentaires :

Image d'une flèche dirigée vers l'ordinateur. Elle représente le flux entrant comme la facturation fournisseur.

Factures
fournisseurs

Un bouton
Nous observons sur cette image, une femme assise devant son ordinateur, venant certainement de recevoir son salaire mensuel car elle tient un chèque qui représente le salaire reçu. Elle est heureuse car le traitement et la gestion des paies s'avère être beaucoup plus efficace pour elle ainsi que pour son entreprise.

Bulletins de
salaire électroniques

Un bouton
Un ordinateur vue de dessus avec des tickets de caisses prêts à être dématérialisés.

Notes de
frais

Un bouton
Nous observons un ordinateur ainsi qu'un certain nombre de dossiers le survolant. Il représente la dématérialisation des dossiers clients.

Dossiers
clients

Un bouton
Une personne signant électroniquement un document ou un contrat. La signature électronique est sécurisée, fiable, rapide et optimise votre gestion administrative !

Signature
électronique

Un bouton
Dématérialiser ses faxs permet de gagner un temps considérable dans leurs traitements. Il réduit considérablement le papier !

Fax
dématérialisés

Un bouton
Une personne effectuant une recherche internet afin de se rendre sur le site de Chorus Pro. Elle pourra alors déposer ses factures à destination du public sur cette plateforme.

Chorus
Pro

Un bouton