Dématérialisation des factures fournisseurs :
le contexte, l’obligation légale en 2024 et ses avantages
24/01/2023
La dématérialisation des factures fournisseurs est le process au sein d’une organisation qui consiste à recevoir, traiter et archiver toutes les factures au format électronique. Pour faire très simple, vous dites « bye bye » au papier et vous dites « hello » au tout numérique !
Et vous l’avez certainement remarqué au niveau de vos fournisseurs et clients, la digitalisation des flux financiers s’accélère fortement dans les entreprises françaises.
Vous vous interrogez sur les factures fournisseurs dématérialisées, vous ne savez pas si cela vous concerne ou vous hésitez peut-être encore à franchir le pas ?
Dans cet article, nous vous expliquons les obligations à venir, les enjeux du passage au numérique et les solutions qui s’offrent à vous.
Le contexte actuel : la dématérialisation des factures fournisseurs va devenir obligatoire
Il faut que vous le sachiez : au 1er juillet 2024, les entreprises seront légalement tenues d’accepter les factures fournisseurs au format électronique. Cette obligation s’applique à absolument toutes les structures françaises assujetties à la TVA dans leurs relations B2B, pour des opérations réalisées sur le sol français.
Cette mesure a été mise en place pour favoriser la transition vers une économie plus durable et plus efficace. Elle est également en conformité avec la directive européenne 2014/55/UE qui vise à promouvoir l’utilisation de la facturation dématérialisée dans les relations entre les entreprises et les pouvoirs publics.
Véritable enjeu majeur de la transition numérique des entreprises, la généralisation de la facturation électronique oblige les entreprises à l’anticiper au mieux et elle sera un sujet tôt ou tard pour toutes celles qui n’y sont pas encore passées.
Les avantages de la dématérialisation des factures fournisseurs
Pour se préparer à cette obligation nouvelle, les entreprises doivent s’assurer qu’elles disposent des outils et des technologies nécessaires pour gérer électroniquement les factures fournisseurs. Il est également important de mettre en place des procédures pour garantir la sécurité et la confidentialité des données électroniques.
La dématérialisation des factures fournisseurs est une tendance de plus en plus répandue dans les entreprises, car elle offre, au-delà de l’obligation légale future, de nombreux avantages et elle renforce même leur compétitivité.
Plutôt qu’une contrainte pour elles, cette réforme est en fait une aubaine : elle représente même un gain de plus de 4,5 milliards d’euros par an pour les TPE et PME d’après l’estimation du ministère de l’Économie, des Finances et de la Souveraineté industrielle et numérique.
Des économies d’argent et de temps
Le traitement d’une facture papier peut s’avérer être un processus très fastidieux qui va de l’ouverture du courrier à l’archivage du document, en passant par la saisie, la validation et l’intégration comptable, entre autres.
Dans ses rapports, la DGFIP (Direction générale des Finances publiques) estime que le coût d’une facture papier est supérieur à 10 euros. La note peut donc s’avérer être salée pour une entreprise, surtout si son volume de factures fournisseurs en moyenne par mois est conséquent.
Par ailleurs, les factures fournisseurs arrivent généralement via plusieurs canaux de communication : par courrier postal, par la boîte mail ou encore des espaces clients dédiés… Cette multitude de canaux peut générer des oublis et être source de retards de paiement.
En utilisant une solution de gestion électronique de documents, toutes les informations sont centralisées dans un seul et même endroit. L’automatisation de la saisie, de la validation et de l’intégration comptable vous permet de gagner un temps très précieux et d’orienter vos équipes comptables vers des tâches à plus forte valeur ajoutée telles que de l’analyse, du recouvrement, etc. Des projets plus valorisants et qualitatifs pour elles, en somme.
Si une entreprise met en place la bonne solution adaptée à ses besoins et à ses volumes de factures à traiter qui lui permettra de réduire significativement ses charges de fonctionnement, le ROI (retour sur l’investissement de départ) peut être très rapide, en termes d’argent et de temps !
De la transparence et de la traçabilité sur les transactions
Au même titre que la facture papier, la facture électronique doit comporter bon nombre de mentions pour être conforme à la loi. Mais en plus, elle doit être également accompagnée par la mise en place d’une piste d’audit fiable (appelée parfois PAF), d’une signature électronique et parfois même dans certains cas, de procédures de contrôle et de suivi afin de pouvoir garantir une transparence et traçabilité et éviter toute sanction financière.
En cas de contrôle par l’administration fiscale, les entreprises qui sont passées à la facture fournisseur dématérialisée doivent s’assurer de la traçabilité, de l’intégrité et de la lisibilité des documents et il faut donc pour elles choisir un prestataire et une solution qui respecte évidemment tous ces prérequis. À partir du moment où elles le font, elles assurent complètement leur conformité.
Un premier pas vers le zéro papier
Une gestion électronique des factures fournisseurs est aussi un premier pas vers une démarche plus écologique, en tout cas pour celles qui en sont soucieuses. En stoppant les impressions, les envois postaux ou encore l’archivage physique des factures papier, vous contribuez mine de rien à préserver notre écosystème.
Une démarche « zéro papier » peut véhiculer une image très positive, que ce soit au niveau de vos clients, fournisseurs ou encore partenaires.
Quelle solution
prendre ?
Le marché de la dématérialisation est un marché « obscur » dans le sens où il est récent : les entreprises n’ont aucun recul sur ce marché, il existe une multitude de solutions et de logiciels aux prix, à la compatibilité et à l’évolutivité très variables…
Difficile du coup de s’y retrouver pour un e-néophyte !
Avant de retenir un prestataire et une solution, la toute première chose que vous devez faire est d’évaluer vos besoins et le budget à investir.
La seconde étape consiste à vérifier que la solution de dématérialisation choisie soit intuitive, fiable, et en conformité par rapport aux obligations réglementaires. Elle doit aussi faciliter les échanges avec vos équipes, vos clients et fournisseurs et même votre cabinet d’expertise comptable.
De nombreux outils pourront répondre à votre besoin de dématérialiser vos factures mais c’est vraiment le choix de votre prestataire qui fera toute la différence…
L’accompagnement de votre futur prestataire (par la formation et le suivi) sera en fait un point stratégique dans le succès de votre transition car vous touchez directement aux processus métier et aux habitudes de travail de vos collaborateurs, l’aspect humain prend une place très importante dans la gestion de ce genre de projets.
Qu’importe la solution que vous choisirez, prenez le prestataire qui comprendra votre organisation ET les femmes et les hommes qui la composent !
Ce n’est pas à vos équipes de s’adapter à une nouvelle solution, c’est à votre partenaire de trouver les solutions qui s’adaptent à vos équipes !!
C’est en fait tout l’enjeu sur les années à venir : faire le bon choix et réussir sa transformation digitale.
Nos conseils
Chez Élan, nous sommes intégrateurs de solutions de gestion électronique de documents depuis le début des années 2000. Pour le sujet, c’est une éternité et voici les quelques conseils que nous avons pour habitude de distiller volontiers chez nos prospects et clients :
° Scrutez ce marché, consultez plusieurs prestataires de qualité mais sans consulter la terre entière (mieux vaut consulter trois prestataires avec sérieux que d’en consulter une dizaine à l’arrache).
° Faites le choix d’un prestataire qui a une expertise très poussée de la dématérialisation et qui vous accompagnera parfaitement dans la formation et la prise en main de vos équipes.
° Prenez une solution transversale et évolutive, qui puisse à terme vous permettre de dématérialiser vos autres processus et flux (factures clients, RH, bulletins de paie électroniques, notes de frais…).
° Faites confiance à votre réseau et à des partenaires locaux (pour un accompagnement de proximité).
Voilà, nous arrivons une fois de plus au bout de cet article !
Et n’hésitez pas à nous consulter si vous êtes basés en région Auvergne-Rhône-Alpes, nous serons ravis de pouvoir « challenger » nos confrères locaux sur votre projet !!!
À bientôt cher/e lecteur/lectrice pour de nouvelles aventures !