Facturation électronique obligatoire
Horizon 2024
12/01/2023
Si au début des années 2000, la notion de dématérialisation des documents aurait été assurément opaque pour un chef d’entreprise, elle a aujourd’hui parfaitement pris racine dans l’esprit collectif des décideurs et des entreprises.
En effet, bon nombre de dirigeants ont déjà eu maille à partir avec leurs problématiques d’archivage et de logistique papier, et depuis belle lurette.
Paradoxalement, les TPE et PME travaillent encore aujourd’hui avec une grande majorité de documents papier dans leurs échanges avec leurs fournisseurs et clients, alors même qu’elles sont en réalité en première ligne dans cet effort vers la transition numérique.
Plus inquiétant, elles représentent une très grande majorité des entreprises implantées sur le territoire français (99,9% d’après l’INSEE).
D’autant plus que l’obligation légale en matière de facturation électronique approche à grands pas, avec une mise en application, dès le 1er juillet 2024, de l’article 153 de la loi de finances 2020 concernant l’obligation pour l’ensemble des entreprises d’accepter des factures au format électronique.
Initialement, elle était d’ailleurs programmée pour janvier 2023 mais le gouvernement a accordé un délai supplémentaire de 18 mois aux entreprises pour leur laisser le temps de pouvoir se mettre en conformité…
Cette obligation d’émettre des factures électroniques entre professionnels concernera uniquement dans un premier temps les très grandes entreprises, elles seront ensuite suivies des ETI puis des TPE et PME qui devront progressivement se conformer à cette nouvelle règlementation, respectivement en 2025 et 2026.
Dans cet article, nous vous invitons à découvrir ce qui va foncièrement changer pour les entreprises à partir de 2024, quels sont les objectifs et bénéfices d’une vraie politique de dématérialisation, ainsi que des conseils pour vous aider à tendre doucettement mais surement vers votre transition numérique.
Un petit pas pour l’homme, un grand pas pour le zéro papier
Cette évolution peut effrayer, clairement. Elle pourrait s’apparenter à un voyage sur la Lune.
Mais en réalité, certaines structures ont déjà été contraintes d’entamer leur révolution numérique depuis 2017. Par exemple, l’ordonnance de 2014 relative au développement de la facturation électronique impose à toutes les entités publiques d’accueillir les factures dématérialisées en provenance des fournisseurs, et ce depuis le 1er janvier 2017.
L’État a mis en place Chorus Pro, une « plateforme de facturation » afin d’accompagner au mieux cette transition.
L’objectif avoué de cette mesure est de pouvoir réaliser, à terme, des économies substantielles, estimées à 710 millions d’euros par an, dont 335 millions pour les entreprises… Tout le monde sera gagnant, donc.
L’ordonnance du 15 septembre 2021, pris sur le fondement de l’article 153 de la loi de finances 2020 n’est finalement que dans la continuité de ce qui a déjà été amorcé par l’État.
Il vient en fait simplement compléter ce dispositif, et oblige de fait la réception des factures électroniques pour toutes les entreprises assujetties à la TVA à partir du 1er juillet 2024.
Si le cœur vous en dit, vous pouvez retrouver tous les détails dans le rapport de la Direction Générale des Finances Publiques (DGFIP).
Si on le synthétise, on obtient le calendrier suivant :
° 1er juillet 2024 : réception sous format électronique pour toutes les entreprises et émission des factures électroniques pour les grandes entreprises.
° 1er janvier 2025 : émission des factures électroniques pour les ETI.
° 1er janvier 2026 : émission des factures électroniques pour les TPE et PME.
L’obligation légale se fera de manière progressive en fonction de la taille des entreprises, à l’instar de ce qui a été fait pour les e-factures à destination des clients publics (de 2017 jusqu’à 2020) et l’arrivée du fameux portail étatique Chorus Pro.
Les objectifs et avantages de la facture électronique
Même si elle apparait parfois comme une vraie contrainte auprès des décideurs, il est important de rappeler que l’objectif de cette obligation légale n’est pas de leur mettre des bâtons dans les roues mais bel est bien de leur permettre d’aller vers leur transition numérique, tout en leur générant des économies.
C’est pourquoi nous vous proposons de faire un focus sur ses objectifs et ses avantages.
Tout d’abord, il parait intéressant de revenir à la genèse même, l’article 153 de la loi de finances 2020 qui ciblait principalement quatre objectifs :
- Supprimer progressivement les contraintes liées au traitement des factures manuscrites, et renforcer la sécurité des échanges commerciaux.
- Accompagner efficacement la lutte contre toutes les formes de fraude fiscale, notamment pour tout ce qui touche à la TVA. La Cour des comptes et l’INSEE estiment ainsi que le manque à gagner à ce niveau est de l’ordre de 10 à 20 milliards d’euros par an.
- Permettre au gouvernement de disposer d’informations sur les activités des entreprises, afin de favoriser un pilotage plus précis des actions gouvernementales en matière de politique économique et fiscale.
- Simplifier les déclarations de TVA, par le biais du pré-remplissage du formulaire de déclaration CA3 ou équivalent.
D’autre part, la DGFIP laisse percevoir dans son rapport plusieurs avantages non négligeables à destination des entreprises :
° La réduction des coûts : le coût d’une facture entrante oscille entre 14 et 20 euros, et le coût d’une facture sortante est compris entre 5 et 10 euros.
° L’automatisation de la facturation, ainsi qu’un suivi régulier du traitement des factures.
° La réduction importante des litiges, liés aux délais de paiement.
Une diversité de solutions et formats
Pour rappel, seules les administrations étaient impactées au départ avec le dépôt sur le portail étatique Chorus Pro. Demain, c’est la totalité des acteurs BtoB qui va devoir se conformer.
De ce fait, toutes les entreprises ne disposent pas des mêmes outils et plateformes dédiées, il y en a même un certain nombre : il existe une multitude de logiciels « multi-secteurs » qui permettent de répondre simplement et rapidement à des problématiques d’archivage et de facturation électronique.
D’autre part, il y a également plusieurs formats existants pour la facturation électronique.
Même si pour le moment, rien n’est complètement statué…
L’objectif in fine serait d’avoir un ou plusieurs formats de factures acceptés dans lesquels les plateformes pourront facilement extraire les données, notamment les mentions obligatoires de la facture.
Parmi les formats existants, on retrouve notamment le fameux « Factur-X » dont vous avez peut-être entendu parler par ailleurs.
Le nouveau format de documents : Factur-X
Il s’agit d’un nouveau standard franco-allemand de facture électronique qui a été développé dans un but d’harmonisation.
Ce modèle de facture électronique dit « mixte » ou « hybride » combine obligatoirement deux types de documents :
D’un côté, un fichier de données embarqué dans un PDF/A3 peut-être le format de document pour l’archivage. Ce fichier va permettre au destinataire de lire la facture comme si elle avait été émise au format papier, et va rassembler l’ensemble des informations nécessaires à un traitement manuel.
De l’autre côté, un fichier de données XML afin d’automatiser le traitement de la facture. Ces informations sont destinées au logiciel de traitement qui va pouvoir automatiquement les récupérer, et permettre d’éviter une saisie manuelle et une perte de temps.
Le format Factur-X répond à plusieurs enjeux :
° Permettre d’obtenir des documents et factures lisibles.
° Faciliter l’intégration automatique des factures qui entrent dans la société.
° Réduire les délais de transmission des documents, ainsi que leur traitement.
° Améliorer les échanges entre les entreprises à l’intérieur de l’Union européenne.
Comment opérer sa propre transition ?
Nous venons de le voir ensemble : l’obligation est en marche, elle est I-NÉ-LUC-TA-BLE mesdames et messieurs !
De plus, l’ensemble des acteurs publics et privés disposent d’un cadre réglementaire clair pour se faire.
La transition numérique a des bénéfices considérables certains, tant en matière de gains de productivité qu’en termes de développement durable.
Pourtant, l’automatisation des processus comptable peine toujours à prendre son envol dans l’Hexagone. La France est l’un des pays qui enregistre le temps de traitement comptable le plus élevé et les structures publiques et privées sont encore confrontées régulièrement à un volume important de papier.
Des raisons de plus pour toutes entités d’en prendre pleinement conscience et de passer au numérique le plus rapidement possible.
L’heure n’est en fait plus à se questionner sur l’intérêt et la pertinence de la facture dématérialisée dans sa structure mais bien de l’anticiper au mieux et de s’intéresser à sa meilleure mise en application possible : de faire finalement de cette épée de Damoclès une vraie opportunité pour sa propre entreprise…
Voici quelques conseils pour vous que nous avons pour habitude de distiller chez Élan :
° Scrutez ce marché, consultez plusieurs prestataires de qualité mais sans consulter la terre entière (mieux vaut consulter trois prestataires avec sérieux que d’en consulter une dizaine à l’arrache).
° Prenez un prestataire qui a une expertise très poussée de la dématérialisation et qui met le paquet dans l’accompagnement et la formation de vos équipes.
° Faites le choix d’une solution transversale et évolutive (très important d’avoir une solution capable de gérer différents périmètres que vous pourrez faire évoluer dans le temps.
° Faites confiance à votre réseau et à des partenaires locaux (pour un accompagnement de proximité).