Dématérialisation
des factures clients
La dématérialisation
des factures clients
La dématérialisation des factures clients permet à une organisation d’envoyer, de stocker et de gérer ses factures clients électroniquement au lieu de les envoyer sous format papier. Concrètement, elle automatise absolument toutes les tâches chronophages (l’impression, la mise sous pli, l’affranchissement et l’envoi) liées au traitement de la facture client. Adieu perte de temps, bonjour l’efficience.
La digitalisation vous élimine le fastidieux, vous recentre sur votre cœur de métier et sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Elle centralise toute votre information dans une base documentaire unique. Elle est géniale et peut changer votre vie.
Les avantages de la dématérialisation
de vos factures clients
Gain de temps
En automatisant le processus de facturation, les factures électroniques peuvent être générées, envoyées et enregistrées automatiquement, on réduit considérablement les tâches administratives.
Diminution des coûts
Dématérialiser permet aussi de réduire les coûts liés à l'impression et à l'envoi des factures papier.
Une facture électronique est moins chère à produire et à envoyer.
Automatisation des processus
La dématérialisation permet aussi d'automatiser les processus de facturation.
Notamment la vérification des données, le suivi des paiements ou encore la production de rapports.
Meilleure traçabilité
Les factures électroniques stockées de manière centralisée sont plus faciles à retrouver que les factures papier, améliorant ainsi la traçabilité.
Encore un bel avantage !
Amélioration de l'exactitude
La facture électronique est générée automatiquement à partir des données de l'entreprise, ce qui réduit le risque d'erreurs humaines et d'incohérences.
Meilleur suivi
Les factures électroniques peuvent être plus facilement suivies que les factures papier garantissant un meilleur suivi pour toutes les personnes ayant à les traiter.
Gain d'espace
La suppression des factures papier permet de gagner de la place dans les locaux de l'entreprise, réduisant ainsi ses coûts de stockage.
Non négligeable au vu du prix de l'immobilier.
Amélioration de l'efficacité
Un traitement des factures plus rapide réduisant les délais de paiement en permettant de se dégager du temps pour se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Comment conserver
vos factures clients ?
Il faut savoir qu’une facture peut être conservée soit au format papier soit au format électronique.
De nos jours, la majorité des entreprises reçoivent et transmettent des factures sous format papier et sous format électronique. Il est donc important de mettre en place un processus d’archivage papier pour les factures en format papier mais également un processus d’archivage électronique pour les factures numériques.
Pour certaines entreprises, notamment celles ayant une activité artisanale ou commerciale avec un important volume de transactions, la conservation des factures peut rapidement devenir compliquée sans un minimum d’organisation. Dans ce cas, il est donc indispensable de mettre en place un système d’archivage performant.
Et pendant combien
de temps ?
Depuis 2007, les structures ont la possibilité d’archiver électroniquement les factures clients.
Lors d’un contrôle fiscal, l’Administration, l’émetteur ou le récepteur doit pouvoir accéder en ligne aux factures dans un délai raisonnable, notamment par le biais d’un portail externe.
Au niveau du droit commercial, les factures (qu’elles soient papier ou numériques) doivent être conservées pendant une durée de 10 ans.
En revanche, la législation fiscale prévoit qu’elles doivent être conservées pendant 6 ans (à compter de leur date d’établissement ou de la date de la dernière opération mentionnée sur les registres de la société).
La facture papier et la facture électronique ont-elles
la même valeur ?
Absolument. Elles ont exactement la même valeur, dès lors que vous pouvez garantir :
- leur authenticité ;
- leur lisibilité ;
- l’intégrité de leur contenu.
À l’instant T, il est important de préciser que la législation n’impose pas aux entreprises d’envoyer leurs factures sous le format électronique mais elle exige en revanche qu’elles les acceptent sous ce format-là.
Afin de pouvoir garantir ces trois points-là sur une facture numérique, il faut absolument :
- la conserver au format PDF ;
- en garantir l’horodatage ;
- établir la piste d’audit fiable (PAF) avec la mise en place de contrôles réguliers et documentés ;
- l’associer à une empreinte.
Si une entreprise n’est pas en mesure de respecter tous les points de vigilance évoqués ci-dessus garantissant la conservation d’une facture papier, elle doit nécessairement la conserver au format papier.
Road to 2024 :
Facturation obligatoire électronique B2B en France
Après l’obligation de dématérialiser les factures à destination des administrations publiques entre 2017 et 2020, c’est au tour des échanges entre entreprises de devoir passer à la dématérialisation.
L’entrée en vigueur de cette obligation se fera de manière progressive, entre 2024 et 2026, selon le calendrier fixé et en fonction de la taille et du secteur d’activité des entreprises concernées.
Dès le 1er juillet 2024, toutes les entreprises seront dans l’obligation d’accepter les factures au format électronique.
