Dématérialisation
des notes de frais
La dématérialisation
des notes de frais
La dématérialisation des notes de frais est un processus qui permet de recevoir, de stocker et de traiter les notes de frais électroniques au lieu de les recevoir sous forme papier. A l’instant T, la gestion des notes de frais « papier » est encore une réalité dans la majorité des entreprises françaises car seulement 40% d’entre elles sont équipées d’un outil de dématérialisation des notes de frais.
Oubliez le bon vieux tableau Excel pour les notes de frais, il est comme le dernier yaourt que vous avez oublié au fin fond de votre réfrigérateur : complètement dépassé ! Avec la dématérialisation, vous allez pouvoir gérer et maîtriser les dépenses de vos collaborateurs, en un simple coup d’œil.
Les avantages de la dématérialisation
des notes de frais
Gain de temps
Dématérialiser les notes de frais vous permet de recevoir et de traiter les notes de frais beaucoup plus rapidement,
ce qui diminue les délais de remboursement et
améliore la gestion des flux de trésorerie.
Réduction des coûts
La dématérialisation de ses notes de frais
permettrait à une entreprise de réaliser en moyenne
une économie de 50 à 75 %
(coûts liés à l'impression, à l'envoi et à la gestion
des notes de frais papier).
Meilleur pilotage
Grâce au temps économisé et à un suivi facilité des données, l’entreprise peut se focaliser sur une analyse des informations transmises par ses salariés. Une meilleure prévision des dépenses pour un contrôle optimal du budget.
Meilleure
sécurité
La possibilité de conserver des justificatifs numérisés, avec la fameuse notion de valeur probante.
Ils ont la même valeur que les justificatifs papiers.
Simplification du workflow
La dématérialisation permet la mise en place d'un circuit de validation complètement automatisé qui va réduire fortement les longs délais de remboursement.
Pendant combien de temps
conserver vos notes de frais ?
Les notes de frais doivent être conservées pendant 10 ans, au minimum.
En cas de contrôle fiscal, le format papier a un gros désavantage, celui de s’éroder dans le temps. En effet, les impressions sur une note de frais peuvent disparaitre au bout de quelques années avec l’usure naturelle.
Afin d’être en mesure de fournir toutes les pièces, une organisation a tout intérêt à les archiver numériquement car c’est une manière de les stocker de façon bien plus pérenne. En plus, la réglementation actuelle offre aux entreprises la possibilité de conserver des justificatifs numérisés, avec la fameuse notion de valeur probante.
Ils ont exactement la même valeur que les justificatifs papiers et sont surtout, en cas de contrôle par exemple, beaucoup plus simples à sortir !
