Bulletins de salaire
électroniques
La dématérialisation
des bulletins de salaire
La dématérialisation des bulletins de paie consiste à remplacer les bulletins de paie papier par une version électronique. Pour l’employeur, sa gestion des salaires et des informations liées à la paie en est grandement simplifiée, tout en diminuant ostensiblement tous les coûts liés à l’impression et à la distribution des bulletins de paie. Et pour les employés, ils ont un accès beaucoup plus rapide et facile aux informations relatives à leur salaire et à leurs avantages sociaux.
Hop, en quelques clics, grâce à la dématérialisation de ces documents, vous en optimisez toute leur traçabilité et confidentialité en supprimant les tâches sans valeur ajoutée.
Les avantages de la dématérialisation
des bulletins de salaire
Gain de temps
Les bulletins électroniques sont envoyés directement aux employés par courrier électronique, réduisant grandement les délais de distribution et de traitement.
Réduction des coûts
Les bulletins de salaire électroniques permettent de réduire les coûts liés à l'impression, à l'envoi et à la gestion des bulletins de salaire papier.
Meilleure sécurité
Les bulletins de salaire électroniques sont stockés dans des systèmes sécurisés, réduisant les risques de perte ou de vol de données sensibles.
Meilleure accessibilité
Les employés peuvent accéder à leurs bulletins de salaire
électroniques
à tout moment
et de n'importe où.
Les bénéfices
pour le service RH ?
Nous l’avons vu ci-dessus, la dématérialisation des bulletins de paie génère beaucoup de bénéfices aussi bien pour une entreprise que pour ses collaborateurs.
Mais qu’en est-il du service RH ? Eh bien tout le monde gagne à passer au bulletin de salaire électronique, y compris les ressources humaines !
Pour le service, le fait d’opter pour la dématérialisation de ces documents va apporter de la traçabilité et de la sécurité au niveau des échanges tout en lui permettant de se mettre en conformité vis-à-vis de la loi El Khomri (archivage pendant 50 ans des bulletins dans un coffre-fort numérique, signature électronique, horodatage, etc.), atout loin d’être négligeable.
Et au niveau
de la loi ?
Eh bien, légalement et ce depuis le 1er janvier 2017, l’employeur n’a plus l’obligation d’obtenir l’accord du salarié afin de mettre en place la fiche de paie dématérialisée. Cependant, le salarié a le droit de s’y opposer et s’il le fait, l’employeur devra alors tout de même lui remettre une version papier de la fiche de paie.
Dans ce cas-là, l’employeur bénéficie d’un délai de 3 mois pour pouvoir s’y conformer.
Les règles à respecter
depuis le cadre légal renforcé
Au niveau de la dématérialisation des bulletins de paie, il y a plusieurs règles importantes à faire respecter :
- l’employeur doit informer le collaborateur que son bulletin sera désormais remis au format dématérialisé (au moins un mois avant le premier envoi) ;
- il doit également le prévenir de son droit à s’y opposer ;
- les bulletins doivent être mis à disposition des salariés pendant une durée de 50 ans (ou jusqu’au 75e anniversaire du salarié, dans le cas où il devrait justifier ses droits à la retraite si nécessaire)
Autre aspect important, les bulletins doivent être conservés dans des conditions à pouvoir garantir leur intégrité, leur disponibilité et leur confidentialité. La solution de dématérialisation choisie doit pouvoir garantir que le dit document :
- n’a en aucun cas été modifié ;
- est bien stocké dans un format pérenne avec un accès garanti dans le temps ;
- accessible de manière totalement sécurisée, dans un espace strictement dédié au salarié, donc un espace personnel.
En papier ou en dématérialisé :
les mêmes obligations légales
À l’instar du format papier, la version électronique doit respecter certaines obligations.
Même si l’avantage du bulletin de paie dématérialisé est justement qu’il puisse être accessible par le collaborateur dès qu’il le souhaite, l’employeur reste dans l’obligation, tout comme pour la version papier, de le conserver pendant au minimum 5 ans.
D’autre part, il conserve les mêmes mentions obligatoires que la version papier :
- l’identité de l’employeur (nom, adresse, Siret…) et celle de son salarié ;
- le nombre d’heures de travail effectuées et les heures supplémentaires (s’il y en a) ;
- la rémunération brute, le montant net à payer ainsi que le net imposable ;
- la date de paiement du salaire ;
- le montant des cotisations et des contributions sociales ;
- la note incitant le salarié à conserver le bulletin de paie sans limitation de durée.
Un bulletin de paie électronique aura exactement la même valeur qu’un bulletin en papier si l’ensemble de ces mentions sont bien sur le document !
