Dématérialisation
des factures fournisseurs
La dématérialisation
des factures fournisseurs
La dématérialisation des factures fournisseurs permet à une organisation de recevoir, de stocker et de traiter les factures fournisseurs électroniques au lieu de les recevoir sous forme papier. Concrètement, elle automatise absolument toutes les tâches chronophages (sa capture, son intégration, validation et saisie comptable, son circuit de validation) liées au traitement de la facture fournisseur.
Cette automatisation supprime les pertes de temps considérables quotidiennes et vous permet de faire des choses plus valorisantes que ces tâches rébarbatives. Magique, n’est-ce pas ?
Les avantages de la dématérialisation
de vos factures fournisseurs
Gain
de temps
L'océrisation permet une automatisation des imputations comptables.
Le temps de saisie des factures ainsi que le taux d’erreurs diminueront considérablement.
Diminution des coûts opérationnels
La dématérialisation des factures fournisseurs permet en moyenne une économie
de 50% par rapport
au traitement de factures papier.
Simplification du traitement
Les procédures de travail sont optimisées : rapidité, accès facilité y compris en télétravail, relations plus fiables avec les fournisseurs, facilité des circuits de validation.
Amélioration du stockage & recherche
La dématérialisation centralise et archive l’ensemble des factures dans un seul et même espace, avec une recherche instantanée.
Amélioration du suivi & reporting
La dématérialisation vous permet d'avoir accès à des données plus pertinentes sur vos factures, plus rapidement et facilement qu'avec le papier,
tant sur le suivi
qu'en matière de
reporting.
Amélioration de la relation avec les fournisseurs
L'automatisation vous permet de gérer plus efficacement vos factures et évite donc les pertes ou encore les factures en attente de validation ... Vos relations fournisseurs en sortiront grandies.
Une démarche écologique
En dématérialisant vos factures,
vous ferez des économies de papier,
mais vous permettrez également une économie d’eau,
d’électricité
et d’arbres.
Comment conserver
vos factures fournisseurs ?
Il faut savoir qu’une facture peut être conservée soit au format papier soit au format électronique.
De nos jours, la majorité des entreprises reçoivent et transmettent des factures sous format papier et sous format électronique. Il est donc important de mettre en place un processus d’archivage papier pour les factures en format papier mais également un processus d’archivage électronique pour les factures numériques.
Pour certaines entreprises, notamment celles ayant une activité artisanale ou commerciale avec un important volume de transactions, la conservation des factures peut rapidement devenir compliquée sans un minimum d’organisation. Dans ce cas, il est indispensable de mettre en place un système d’archivage performant.
Et pendant combien
de temps ?
Lors d’un contrôle fiscal, l’Administration, l’émetteur ou le récepteur doit pouvoir accéder en ligne aux factures dans un délai raisonnable, notamment par le biais d’un portail externe.
Au niveau du droit commercial, les factures (qu’elles soient papier ou numériques) doivent être conservées pendant une durée de 10 ans.
En revanche, la législation fiscale prévoit qu’elles doivent être conservées pendant 6 ans (à compter de leur date d’établissement ou de la date de la dernière opération mentionnée sur les registres de la société).
La facture papier et la facture électronique
ont-elles la même valeur ?
Absolument. Elles ont exactement la même valeur, dès lors que vous pouvez garantir :
- leur authenticité ;
- leur lisibilité ;
- l’intégrité de leur contenu.
À l’instant T, il est important de préciser que la législation n’impose pas aux entreprises d’envoyer leurs factures sous le format électronique mais elle exige en revanche qu’elles les acceptent sous ce format-là.
Afin de pouvoir garantir ces trois points-là sur une facture numérique, il faut absolument :
- la conserver au format PDF ;
- en garantir l’horodatage ;
- établir la piste d’audit fiable (PAF) avec la mise en place de contrôles réguliers et documentés ;
- l’associer à une empreinte électronique.
Si une entreprise n’est pas en mesure de respecter tous les points de vigilance évoqués ci-dessus garantissant la conservation d’une facture papier, elle doit nécessairement la conserver au format papier.
Road to 2024 :
Facturation obligatoire électronique B2B en France
Après l’obligation de dématérialisation des factures à destination des administrations publiques entre 2017 et 2020, c’est au tour des échanges entre entreprises d’être dématérialisés.
L’entrée en vigueur de cette obligation se fera de manière progressive, entre 2024 et 2026, selon le calendrier fixé et en fonction de la taille et du secteur d’activité des entreprises concernées.
Dès le 1er juillet 2024, toutes les entreprises seront dans l’obligation d’accepter les factures au format électronique.
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